Rotary Norden Forlagsforening

Opprettet 29.9.2026

1. Datakontroller

Rotary Norden Forlagsforening

Vibevej 8 c/o Leif Fritsdal 8680 Ry

Danmark

leif@fritsdal.dk

CRV-nummer (Bedrifts-ID) 45491587

2. Kontaktperson ansvarlig for registeret

Johanna Talikainen, journalist

Tel. +358 400 851 704

johanna.talikainen@mainossatama.fi

3. Navnet på registeret

Rotary Norden Publishers' Associations register basert på kunde- og profesjonelle forbindelser.

4. Formål og rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

Personopplysninger behandles i samsvar med EUs personvernforordning (GDPR) og nasjonal lovgivning for følgende formål:

* Kontraktsgjennomføring og kundehåndtering

* Behandler ordre og varsler

* distribusjon, fakturering og gjeldsinnkreving

* kundeservice og kundekommunikasjon

* Implementering av tjenester og verifisering av kundetransaksjoner

Kontrollørens legitime interesse

* å opprettholde og utvikle kundeforholdet

* Markedsføring til eksisterende kunder

* Utvikling av tjenester og virksomhet

* kundeundersøkelser og tilbakemeldingsbehandling

Samtykke

* elektronisk direktemarkedsføring

* andre bruksområder basert på separat samtykke

Juridiske forpliktelser

* Regnskap

*offisielle forpliktelser

Ansvarsansvarlig kan kun utlevere data til sine partnere (f.eks. telemarketing, forskningsselskaper) for formål som er forenlige med denne policyen.

Dataene vil ikke bli utlevert til tredjepart for markedsføringsformål uten kundens samtykke.

5. Datainnholdet i registeret

Følgende informasjon kan lagres i registeret:

* navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse

* kundenummer og brukernavn

* Digitalt abonnementspassord kryptert

* Ordreinformasjon, endringer, fakturerings- og betalingsmetode, inkassoinformasjon

* informasjon relatert til mediesynlighet og kundeforhold

* kundeservicekontakter, klager og tilbakemeldinger

* markedsføringsforbud rapportert av kunden

* annen informasjon samlet inn med kundens samtykke

Lagringsperiode for data

Personopplysninger lagres i hele kundeforholdets varighet og i en rimelig periode etter at det er avsluttet, med mindre lengre lagring kreves ved lov. Data basert på samtykke slettes når samtykket trekkes tilbake.

6. Regelmessige informasjonskilder

* informasjon gitt av kunden under kundeforholdet

* Nettbaserte skjemaer, e-post, telefon, sosiale medier

* Kontrakter og kundeservicekontakter

* Gavebestillinger kan bestilles av en tredjepart

* oppdatere navn- og adresseinformasjon fra Population Information System

* Forbud mot direkte markedsføring basert på kundens varsling

7. Offentliggjøring og overføring av data utenfor EU/EØS

Dataene vil ikke bli offentliggjort utenfor EU eller EØS.

Dataene behandles kun av innenlandske tjenesteleverandører, og dataene er plassert på servere i Finland eller EU/EØS.

8. Prinsipper for registerbeskyttelse

Personopplysninger behandles med omhu og beskyttes på riktig måte:

* Informasjonssystemer er beskyttet med passord og tekniske beskyttelsestiltak

* serverne er plassert i Finland og deres fysiske og digitale informasjonssikkerhet ivaretas

* Tilgangen til dataene er begrenset til de ansatte hvis arbeidsoppgaver krever det

* Loggdata brukes for å forhindre misbruk og sikre datasikkerhet

* avtaler er inngått med underleverandører i samsvar med personvernforordningen

9. Rettighetene til den registrerte

Den aktuelle personen har rett til:

* sjekk informasjon om seg selv

* kreve korrigering av feil informasjon

* be om sletting av data

* begrenser prosessering i visse situasjoner

* Motsetter seg behandling av personopplysninger, spesielt direkte markedsføring

* overføre data fra ett system til et annet (GDPR 20)

Forespørsler må sendes skriftlig til kontrolløren. Om nødvendig kan kontrolløren be om identitetsbevis. Svar vil bli gitt innen tidsfristen satt i GDPR (som regel 1 måned).

10. Rett til å klage til en tilsynsmyndighet

Den registrerte har rett til å bringe saken til Personvernombudsmannens kontor dersom han eller hun mener at personopplysningene er behandlet i strid med personvernreglene.

Dataombudsmannens kontor